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公司新聞

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倉儲成本的信息化管理方法分析

      存貨是指企業在經營過程中為銷售和生產耗用而儲備的資產。存貨是一項重要的流動資產,它勢必會占用大量的流動資金。一般 情況下,存貨占到企業總資產的30%左右,其管理、利用情況如何,直接關系到企業的資金占用水平及資產運作效率。在不同的倉儲管理水平下,企業平均資金占 用水平差別很大,而實施正確的倉儲管理方法,通過降低企業平均資產占用水平,提高存貨的周轉速度和總資產周轉率,將最終提高企業的經濟效益。

  此外,從市場營銷的角度看,存貨作為企業物流的重要成分,其成本降低的潛力比任何其他市場營銷環節要大得多,降低存貨成本已經成為“第三利潤源泉”。在企業管理的其他環節成本降低潛力不大的情況下,在降低存貨成本上下功夫,已經是成本管理和企業管理的最終所向。

  (一)實現企業內部各部門之間的信息共享,有效降低庫存量

  加快倉儲貨物的周轉速度,其好處是明顯的,如資金周轉加快、資金效益提高、貨物損失降低、倉儲設施利用率提高、管理成本下降等。

  大型企業的庫存品種和規格繁多、數量巨大,在手工處理方式下,信息處理速度低而且容易出錯,導致庫存管理嚴重不善,影響企業銷售和正常生產的連 續性。為了及時了解庫存數量的準確信息,作為采購部門制定采購計劃,銷售部門接受銷售訂單的依據,各個部門之間必須實現有效的信息共享。

  在存貨檔案中每種存貨的最高庫存量、最低庫存量、安全庫存量等基本信息,采購計劃部門可根據存貨的現存量和安全庫存量,結合采購經濟批量,合理 制定其采購計劃,而當采購計劃完成后,已入庫該存貨現存量的變化同時能被各個相關部門看到,并可建立采購計劃和采購入庫的對應關系,跟蹤采購計劃的執行情 況,有效降低倉庫中的存貨存量,減少資金的占用率,降低庫存物品的管理費用和維護費用。銷售部門在開銷售發票或發貨單時,可隨時查詢每種存貨的現存量來判 斷銷售業務是否能夠完成,這樣不但能提高銷售訂單的完成比率,對保證公司信譽也是非常重要的。

  產成品大多都需要多種原材料,而各種原材料之間的比例關系是固定的,因此生產部門領用原材料時,應嚴格按照一定的比例關系領取各種原材料,這樣 既加快了工作效率,又不會因為領取各種原材料的比例不當,而造成生產的延誤或某些原材料的不必要占用,有效地降低庫存存貨數量。

  (二)實現企業總部與異地分、子公司和倉庫的信息共享

  對于一些大型的企業集團來說,其總部和各個分、子公司往往不在同一地方,怎樣實現總部和異地分、子公司之間的信息共享,是這些企業非常關心的問題。對于不同企業有以下兩種不同的解決方案:

  1.集團應用??偛繉⑸唐氛{撥給各分銷處時,總部開據調撥單,生成其他入庫單傳遞給分銷中心;分銷中心將總部傳遞過來的其他入庫單接收到本地計 算機中,等總部調撥的商品到達后對其他入庫單進行審核,并將審核后的其他入庫單反傳給總部,以便總部了解商品在途情況;分銷中心對總部調撥的商品進行銷 售,對銷售后的商品開出庫單等單據,并將出庫單據傳給總部;總部將分銷中心傳遞的出庫單等庫存單據接收到本地計算機中。

  2.遠程倉庫。如企業和倉庫距離較遠時,利用系統提供的數據導入、導出功能;總部采購商品后,填制采購入庫單并將商品發送給遠程倉庫辦理入庫; 遠程倉庫收到總部采購的商品后辦理入庫業務,并對入庫后的采購入庫單進行審核,然后將已審核的采購入庫單傳遞給總部,以便總部了解商品的在途情況;企業銷 售后開據銷售出庫單,用戶或業務員拿著銷售出庫單,到遠程倉庫中提貨,或遠程倉庫根據銷售出庫單發貨后對銷售出庫單進行審核,然后將審核后的銷售出庫單反 傳給總部。

  利用這兩種方案企業可以有效地實現總部倉庫與分銷處倉庫之間、不同分銷處倉庫之間共享庫存信息,在考慮到倉庫之間運輸成本的情況下,進行合理的調撥而不必要在各個倉庫之間對某種存貨保存大量的庫存量。

  (三)物流和資金流一致性動態控制

  在手工管理時,財務賬和庫存賬是獨立的兩本賬,結果往往造成財務人員賬簿上存貨數量和金額與庫存賬不能保持一致,浪費了大量的時間和精力,同時還使得物流信息和資金流信息遠遠滯后于生產管理的需要。

  利用用友U8購銷存系統使物流和資金流保持一致,并進行動態控制,所有入庫信息通過采購訂單一次錄入,后面所有相關的采購入庫單、采購發票信息 都依據采購訂單得到,而不必重復錄入。在用友U8購銷存系統的處理流程中,各種入庫單代表物流信息,實物入庫后,對入庫單進行審核,系統會自動將入庫單傳 送到存貨核算子系統中,經過記賬制單系統可以自動將該筆業務所產生的資金流信息,傳輸到總賬子系統,從而與財務系統實現數據的無縫鏈接和共享。與此同時, 管理者可以根據其關心的重點內容來選擇需要統計、分析和顯示的字段。

  這些賬表把管理者關注的熱點內容披露出來,為物流和資金流的動態控制提供了有利的保障。

  (四)管理者利用動態庫存信息輔助決策

  為了便于隨時掌握企業的動態,對企業的發展和對不同市場狀況采取不同的策略,從而加強管理和決策,用友U8庫存管理系統為各級管理者提供了包括存貨明細賬、出入庫匯總表、入庫成本分析表等在內的各種存貨分析表,為管理者提供了動態、詳細的庫存信息。

  (五)采用有效的“先進先出”法、有效的“先進先出”方式

  采用計算機存取系統。采用計算機管理系統,根據物品入庫時的時間,依靠按時間排序的軟件,可以自動排列出出庫的順序,從而實現“先進先出”。這種計算機存取系統還能將先進先出和快進快出結合起來,加快周轉,減少勞動消耗。

  在倉儲中采用技術流程的辦法保證“先進先出”。最有效的方法是倉庫中的技術流程采用貫通式貨架系統,既可提高倉庫的利用率,又能使倉庫管理實現機械化、自動化,是現代倉庫的重要技術措施。

  (六)虛擬倉庫和虛擬倉儲

  采用虛擬倉儲方式,可以防止實際倉儲帶來的一切費用和弊端。同時可以有效實現倉儲的功能。在網絡經濟時代,這是信息技術、網絡技術,是在市場經濟條件下與買方市場環境結合起來的一個創新,它不僅僅對于解決倉儲問題有意義,而且對于優化整個物流系統都有著重大意義。

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